تقسیم سود و زیان ویژه
July 23, 2018
ثبت سند سود سهام غیر نقدی
August 5, 2018

روش های خرید و فروش کالا

روش های متداول در رابطه با فعالیت های خرید وفروش در انواع مختلف موسسات بازرگانی ، با توجه به حجم فعالیت های مذکور ، با یکدیگر متفاوت است . برای مثال ، مالک یک مغازه خرده فروشی کوچک ممکن است تمام کالاهای مورد نیاز خود را از طریق فروشندگان یا بازاریاب هایی که در فواصل زمانی معین به او مراجعه می کنند، خریداری کند.

در موسسسات بزرگتر ، تمامی روشهای مربوط به سفارش کالا و سایر دارایی ها غالبا در قسمت خرید ، کاتالوگ ها و اطلاعات لازم درباره کبفبت و قیمت مواد قابلیت اعتماد فروشنده های مختلف ، روند قیمت های جاری و سایر اطلاعاتی که موجب افزایش کارایی فعالیت های خرید می شود ، را نگهداری می کند.

نکته حائز اهمیت این است که در مورد کلیه فعالیت های مربوط به خرید و فروش کالا ، اسناد و مدارک مناسبی تنظیم و نگهداری شده باشد .

 

برای نمونه ، در زیر اسناد و مدارک لازم برای خرید و فروش کالا ذکر می شود، برای خرید و فروش دارایی ها نیز می توان از اسناد و مدارک مشابهی استفاده کرد.

اسناد و مدارک لازم برای خرید و فروش کالا

 

  • اولین قدم برای خرید کالا با ارائه در خواست خرید از طرف مقام مسئولی در موسسه ، مثلا مدیر قسمت ، حاکی از نیاز موسسه به کالاهای خاصی ، برداشته می شود. بدین منظور ، در بسیاری از موسسات ، از فرم مخصوصی به نام ” فرم در خواست خرید ” برای دادن اطلاعات لازم در مورد نوع و مقدار کالای مورد نیاز به قسمت خرید ، استفاده می شود .
  • قسمت خرید پس از دریافت فرم در خواست خرید ، اقدام به تنظیم فرم ” سفارش خرید ” انتخاب می شود ، ارسال می گردد.در این فرم ، فهرست اقلام مورد نیاز ، قیمت و سایر شرایط مشخص می شود . نسخه دوم به عنوان شواهد انجام وظایف محوله در قسمت خرید نگاهداری می شود . نسخه سوم ، که معمولا فاقد اطلاعات مربوط به مقادیر کالاهای خریداری شده است ، به قسمت دریافت کالا برای استفاده های آتی ارسال می گردد.عدم انعکاسمقادیر کالا برروی نسخه سوم بدین منظور است که قسمت دریافت کالا مستقلا و به دقت کالاهای دریافتنی را شمارش و کنترل نماید.
  • در موسسه فروشنده ، پس از دریافت و تایید سفارش خرید ، فرم سفارش به قسمت تنظیم صورت حساب های موسسه ، جهت تهیه صورت حساب مربوط ، ارسال می گردد. قمت مذکور ، صورت حساب را حداقل در دو نسخه تهیه می کند.

نسخه اصلی هنگام ارسال کالا به موسسه خریدار و نسخه دوم جهت ثبت در حساب ها به قسمت حسابداری ارسال می شود .

فرم صورت حساب ، غالبا ، حاوی نام و نشانی خریدار و فروشنده ، تاریخ انجام معامله ، شرایط اعتباری ، نحوه عمل ، تعداد، مشخصات کالا ، قیمت واحد ، کل حساب فروش تنظیم شده توسط شرکت آمل جهت شرکت میناب در زیر درج شده است .

  • در موسسه خریدار ، قسمت دریافت کالا پس از تحویل کالا ، مقادیر دریافت شده از هر قلم را تعیین و در نسخه سوم سفارش خرید ثبت و نیز اشتباهات احتمالی در ارسال کالا و خسارات وارده به کالاها هنگام نقل و انتقال را مشخص می کند. این سند که ” گزارش دریافت ” یا ” رسید کالا ” نامیده می شود ، به قسمتی که مسئول تایید پرداخت صورت حساب است ، ارسال می گردد.

 شرکت آمل

شماره 30-خیابان ” الف ” – شهر ” ب”

 صورت حساب فروش

                                                                              شماره : 8-106

                                                                                       تاریخ : 11/10/1300

شماره درخواست  خرید : **

شماره قرارداد : ***

خریدار : شرکت میناب

نشانی : خیابان :”پ” – شهر “ت”

تاریخ ارسال کالا : 11/10/1300  از شهر “ت ” توسط شرکت حمل و نقل : “ج ”

شرایط : 30/خالص و 10/2

تعداد شرح قیمت واحد مبلغ –ریال
20 نرانسفورماتور392 30.000 600.000
41 کلید719 2.500 102.500
7 کلید824 2.500 17.500
25 خازن 406 4.000 100.000
10 راکتور215 15.000 150.000
10 شاسی115 40.000 400.000
4 دیسک 45.000 180.000
جمع  

1.550.0000

 

 

 

  • شرح و مقادیر مذکور در گزارش دریافت کالا با صورت حساب فروشنده مقایسه می گردد. قیمت ها و شرایط مذکور در سفارش خرید نیز با صورت حساب تطبیق و محاسبات مربوط به مبالغ ، تخفیف ها ، جمع ها و غیره کنترل می شوند.

موارد مغایرت و نیز هر گونه اشتباه در ارسال کالا و خسارات احتمالی وارده بررسی و اقدامات لازم نسبت بدان ها صورت می پذیرد.

خریدار پس از تکمیل مراحل فوق ، خرید کالا را ثبت می کند. در برخی موسسات ، فرم های درخواست خرید، سفارش خرید و کزارش دریافت کالا به عنوان شواهد و مدارک خرید ، ضمیمه صورت حساب می شود . در برخی دیگر از موسسات ، صورت حساب ها و مدارک منضم به آنها براساس سیستمی که جهت حصول اطمینان از پرداخت در دوره تخفیف یا آخرین روز دوره اعتبار طراحی شده اند؛ بایگانی می شود . یک روش ساده و موثر عبارت از بایگانی صورت حساب های پرداخت نشده به ترتیب نزدیکترین تاریخی است که پرداخت امکان پذیر باشد .

برگرفته از کتاب اصول حسابداری نوشته فلیپس فیس

در نرم افزار حسابداری وینا

فیلم آموزش  ثبت فاکتور خرید و فروش کالا در نرم افزار حسابداری وینا در زیر قابل مشاهده می باشد .

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *